Ένα βασικό πρόβλημα που αντιμετωπίζουν αρκετοί επιχειρηματίες είναι πως είναι αρκετά απασχολημένοι και δεν έχουν αρκετό χρόνο να αφιερώσουν στο marketing της επιχείρησης τους. Το αποτέλεσμα είναι η εξοικονόμηση χρόνου να αποτελεί βασικό θέμα συζήτησης και προβληματισμού.
Πράγματι, το πρόβλημα της διαχείρισης χρόνου, ή αλλιώς του time management “πονάει”, ιδιαίτερα τις μικρές επιχειρήσεις και τις start-ups, στις οποίες όλοι “τρέχουν πανικόβλητοι” και προσπαθούν να κάνουν τα πάντα ώστε να μπορέσουν να αναπτυχθούν με γρήγορους ρυθμούς.
Φυσικά, αυτό μπορεί να προκαλέσει αρκετή κούραση, και ενίοτε σύγχυση. Για τον λόγο αυτό, έχουμε συγκεντρώσει παρακάτω μερικές μεθόδους εξοικονόμησης χρόνου, οι οποίες είμαστε βέβαιοι πως θα σας φανούν ιδιαίτερα χρήσιμες.
Για ποιους λόγους η εξοικονόμηση χρόνου είναι σημαντική για τους επιχειρηματίες;
Ο χρόνος είναι χρήμα λέγανε οι παλιοί και στον κόσμο των επιχειρήσεων δεν θα μπορούσε να ισχύει περισσότερο. Η αποτελεσματική διαχείριση χρόνου όχι μόνο ενισχύει την κερδοφορία, αλλά την ίδια στιγμή προάγει την καλή ισορροπία ανάμεσα στην επαγγελματική και την προσωπική ζωή. Αυτό με τη σειρά του αυξάνει τη συνολική παραγωγικότητα.
Ένας επιχειρηματίας που αφιερώνει χρόνο στον εαυτό του έχει τη δυνατότητα να επικεντρώνεται περισσότερο στη λήψη στρατηγικών αποφάσεων και να αναζητά καινοτόμες λύσεις που θα έχουν ως αποτέλεσμα την ανάπτυξη της επιχείρησης του.
Μάλιστα, όταν οι επιχειρηματίες διαχειρίζονται σωστά τον χρόνο τους, παρατηρούν ένα domino εξελίξεων στην επιχείρηση τους. Οι εργαζόμενοι μαθαίνουν να βάζουν σωστές προτεραιότητες στα καθήκοντα της ημέρας, γεγονός που αυξάνει τον καλο ρυθμό και την απόδοση τους, ενώ αυξάνει το ηθικό της ομάδας.
Πρακτικές εξοικονόμησης χρόνου για επιχειρηματίες
Υπάρχουν πολλές πρακτικές οι οποίες μπορούν να σας βοηθήσουν να εξοικονομήσετε χρόνο. Στις πιο δημοφιλείς και αποδοτικές από αυτές ανήκουν:
Περιορισμός χρήσης τηλεφώνου και emails
Οι ώρες που απαντάμε στο τηλέφωνο θα πρέπει να είναι περιορισμένες. Αυτό θα πρέπει να το γνωρίζουν τόσο οι πελάτες, όσο και οι συνεργάτες σας. Για τον λόγο αυτό, ορίστε ένα συγκεκριμένο ωράριο που θα πραγματοποιείτε την εργασία αυτή.
Εξίσου σημαντικό όμως είναι η επικοινωνία να πραγματοποιείται με γραπτό τρόπο και συγκεντρωτικά. Για παράδειγμα, σε περίπτωση που κάποιος έχει να σας πει 10 πράγματα, ζητήστε του να σας τα στείλει σε 1 email και όχι σε 10. Επιπλέον, οι κλήσεις δεν θα πρέπει να απαντώνται live από εσάς, αλλά να καταχωρούνται και να απαντώνται από έναν υπεύθυνο με βάση προτεραιότητες (και ιδανικά με email).
Σημείωση: Αποφύγετε να δώσετε το κινητό σας σε πελάτες, εκτός και αν ανήκει στους πιο βασικούς και σέβεται τον χρόνο σας. Επιπλέον, να ελέγχετε το email σας σε συγκεκριμένα χρονικά διαστήματα (πχ κάθε 2 ώρες και όχι κάθε 10 λεπτά).
Ελαχιστοποίηση meetings
Αν θέλετε να εξοικονομήσετε χρόνο, είναι σημαντικό τα meetings να γίνονται αραιά και πού, ενώ θα πρέπει να αποφεύγετε να γίνονται για socializing. Πριν το meeting όλοι οι συμμετέχοντες θα πρέπει να έχουν μια ατζέντα με τα θέματα που θα συζητηθούν, ενώ θα πρέπει να δηλώνεται εξαρχής η διάρκεια και ο στόχος του, καθώς και οι αποφάσεις που πρέπει να παρθούν.
Αποφυγή του multitasking
Παρά το γεγονός πως το multitasking φαίνεται ως μια στρατηγική για να κάνετε περισσότερα πράγματα μέσα στη μέρα σας, έρευνες έχουν δείξει ότι πολλές φορές μπορεί να οδηγήσει σε λάθη και στη μείωση της παραγωγικότητας. Εστιάστε σε ένα task τη φορά, και προχωρήστε στο επόμενο μόνο αφού το ολοκληρώσετε. Η πρακτική αυτή είναι γνωστή ως single-tasking και μπορεί να σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε αρκετό χρόνο μέσα στη μέρα σας.
Ανάθεση καθηκόντων
Πολλοί επιχειρηματίες κάνουν το λάθος να προσπαθούν να φέρουν εις πέρας όλες τις εργασίες μόνοι τους. Είναι σημαντικό να αναθέσετε ορισμένα καθήκοντα σε άλλους. Αυτό σας δίνει τον χρόνο να εστιάσετε στις σημαντικές δραστηριότητες της επιχείρησης. Χτίζοντας μια έμπιστη και καλή ομάδα και ενθαρρύνοντας την να αναλάβει διάφορες δραστηριότητες, όχι μόνο εξοικονομείτε χρόνο, αλλά καλλιεργείτε και ένα περιβάλλον εμπιστοσύνης.
Συνέπεια στους χρόνους
Είναι πολύ σημαντικό να είμαστε συνεπείς στους χρόνους μας. Εάν πούμε πως την τάδε μέρα και ώρα θα έχουμε κάνει κάτι πρέπει να το τηρούμε με απόλυτη ακρίβεια. Όσο πιο συνεπείς είμαστε τόσο πιο συνεπείς θα είναι και οι γύρω μας. Φροντίστε μόνο να μην γεμίζετε υπερβολικά το πρόγραμμα σας, για να είστε βέβαιοι ότι θα το τηρήσετε.
Δημιουργία to do-lists
Όταν δημιουργούμε to-do lists, και call lists, ιδιαίτερα αν καταφέρουμε να θέσουμε προτεραιότητες, καταφέρνουμε να οργανώσουμε την σκέψη μας και τον χρόνο μας.
Σύνδεση tasks με τον τελικό στόχο
Όποια και να είναι η μέθοδος εργασίας που προτιμάτε, θα πρέπει να έχετε πάντοτε στο πίσω μέρος του μυαλού σας το ερώτημα “Αυτό που κάνω τώρα με βοηθά να έρθω πιο κοντά στο στόχο μου;”. Για παράδειγμα, αν ο στόχος είναι τα 20.000 ευρώ σε έναν μήνα και εξυπηρετείτε τους πελάτες σας, έρχεστε πιο κοντά στο να πραγματοποιηθεί ο στόχος αυτός άμεσα ή έμμεσα.
Ορισμένες όμως φορές, οι πελάτες και οι συνεργάτες ίσως να μην αναγνωρίζουν την αξία του χρόνου σας και να προσπαθούν να αποσπάσουν ένα μέρος του, για το δικό τους συμφέρον, είτε πρόκειται για οικονομικό, είτε για ψυχολογικό. Προσοχή λοιπόν στα “βαμπίρ χρόνου”.
Ατζέντα και CRM
Πολλές φορές είναι δύσκολο να τα θυμόμαστε όλα. Σε αυτό, μπορεί να σας βοηθήσει μια ατζέντα όπου θα καταγράφετε όλα τα μελλοντικά tasks. Επιπλέον, μέσα στο CRM μπορείτε να καταγράφετε το ιστορικό επικοινωνιών με τους υπάρχοντες, και τους υποψήφιους πελάτες. Με τον τρόπο αυτό, θα βοηθήσει τον εγκέφαλο να ξεκουραστεί.
Blocking χρόνου
Για να σας φύγει το άγχος σχετικά με τις δραστηριότητες που πρέπει να πραγματοποιηθούν μέσα στη μέρα ή την εβδομάδα, θα πρέπει να υπάρχουν προγραμματισμένες οι υποχρεώσεις της εργασίας σας. Για παράδειγμα, μια μέρα την εβδομάδα θα την αφιερώνετε στα meetings, μια άλλη για τα follow-ups, και πάει λέγοντας. Τα blocks αυτά είναι σημαντικά, και δε θα πρέπει να παραβιάζονται.
Αξιοποίηση μικρών τμημάτων χρόνου
Είμαστε βέβαιοι πως σε πολλές στιγμές της ημέρας τυχαίνει να περιμένετε κάπου. Τον χρόνο αυτό μπορείτε να τον αξιοποιήσετε και να διαβάσετε ένα ηλεκτρονικό βιβλίο, να ακούσετε ένα podcast ή ένα audio book, ή ακόμη και να καταγράψετε σκέψεις, ιδέες και στόχους. Αξιοποιήστε τον χρόνο και το smartphone σας με έξυπνο τρόπο.
Διαδικασίες αυτοματοποιησης
Σκεφτείτε ποιες είναι οι διαδικασίες που χρησιμοποιείτε που μπορούν να αυτοματοποιηθούν, όπως η αποστολή emails, το follow-up, ακόμα και απλές καθημερινές εργασίες, όπως το πότισμα ή το άναμμα των φώτων. Σε περίπτωση που αυτοματοποιήσετε κάποιες από αυτές, όπως για παράδειγμα να στέλνετε προγραμματισμένα emails, ή να γίνονται αυτόματες προσθήκες ή διαγραφές στις email listings, θα κερδίσετε αρκετό πολύτιμο χρόνο που μπορείτε να τον αφιερώσετε σε άλλες εργασίες.
Αποσύνδεση από την τεχνολογία
Όλα έχουν να κάνουν με την ισορροπία. Είναι σημαντικό να γνωρίζετε πότε θα πρέπει να αποσυνδεθείτε και να αφιερώσετε χρόνο στον εαυτό σας. Ο περιορισμός της χρήσης των social media για προσωπική χρήση αποτελεί ένα παράδειγμα. Μάλιστα, με τόσες δυνατότητες ψυχαγωγίας online, μπορεί εύκολα να αποσπαστεί η προσοχή σας και να μην κάνετε τίποτα μέσα στη μέρα. Με τον περιορισμό της χρήσης της τεχνολογίας, δεν είναι απίθανο να κερδίσετε τον χαμένο χρόνο πίσω.
Σε περίπτωση λοιπόν που τηρήσετε μερικούς από αυτούς τους κανόνες στην καθημερινότητα σας, θα μπορέσετε να εξοικονομήσετε τουλάχιστον μια ώρα την ημέρα, ενώ η παραγωγικότητα σας θα ανέβει στα ύψη!
